Süreci ürüne değil,
ürünü sürece uyarlıyoruz.
Çoğu masraf uygulaması kendi akışını dayatır; kurum da süreçlerini o akışa göre bükmek zorunda kalır. PWSpend, PaperWork'ün low-code iş akışı altyapısı üzerinde çalıştığı için tersini yapar: formu, onay zincirini, kuralları ve entegrasyonu kurumunuzun işleyişine göre kurgularız.
Neler uyarlanabilir?
Aşağıdaki başlıkların tamamı kurulum sırasında yapılandırılır ve sonrasında da değiştirilebilir.
Form alanları
Talep ve masraf formundaki tüm alanlar parametriktir. Gereksiz alanlar gizlenir, kritik alanlar zorunlu yapılır, bazı alanlar yalnızca belirli rollere gösterilir. Kuruma özel alanlar eklenebilir.
Onay hiyerarşisi
Tek seviyeli, çok kademeli veya koşula bağlı onay yapıları. Tutar limiti, masraf tipi, departman ve yurt içi/dışı ayrımına göre farklı zincirler; vekâlet ve devir dahil.
Süreç adımları
Talep → onay → masraf girişi → muhasebe → raporlama sıralaması kurumunuza göre kurulur. Adım eklenir, çıkarılır, koşullu dallanma tanımlanır.
Yetki ve roller
Kullanıcı bazlı görünürlük ve işlem yetkisi. Herkes yalnızca kendi görev ve sorumluluğuyla ilgili ekranı görür; tüm erişimler kayıt altındadır.
Çok şirketli yapı
Holding ve grup şirketleri için tek akış üzerinde şirket bazlı dallanma. Her şirketin kendi politikası, hesap planı, onay zinciri ve raporu olur; masraf merkezi ile muhasebe hesabı eşleştirmeleri şirket bazında kurgulanır.
Limit eşikleri ve politika
Hangi tutarın kaç kademe onaydan geçeceği, günlük harcırah, konaklama üst limiti ve uçuş sınıfı gibi politika değerleri parametre olarak tanımlanır.
Birim ve rol atamaları
Uçuş, konaklama, vize, araç ve avans koordinasyonunu hangi ekibin üstleneceği kuruma göre belirlenir. Küçük organizasyonlarda birden fazla rol aynı kullanıcıda toplanabilir; büyük organizasyonlarda her rol ayrı bir ekibe atanır.
Gerçek hayattaki istisnalar
Kurumsal süreçler istisnalarla yaşar. Aşağıdakiler PWSpend'de kural olarak tanımlanır, koda dokunulmaz.
"Küçük tutarlarda üç imza istemiyoruz."
Her masraf üç kademeden geçince süreç gereksiz uzuyor.
Limit bazlı onay kademesi
Belirlenen eşiğin altındaki masraflar yalnızca doğrudan yöneticiden, orta tutarlar iki kademeden, en yüksek tutarlar üç kademeden geçer. Eşikleri siz belirlersiniz.
"Ayrı bir vize birimimiz yok."
Seyahat organizasyonunun tamamını iki kişilik bir idari ekip yürütüyor.
Rollerin birleştirilmesi
Uçuş, konaklama, vize ve araç koordinasyon görevleri aynı kullanıcıya atanır. Süreç aynı kalır, görev havuzu sadeleşir; ekip büyüdüğünde roller ayrıştırılır.
"Saha ekibinin formu daha kısa olsun."
Aynı süreç, farklı kullanıcı tipi, farklı alan seti.
Role göre alan görünürlüğü
Saha rolüne yalnızca gerekli alanlar gösterilir; proje kodu ve muhasebe alanları arka planda otomatik dolar.
"Dört şirketimiz var, hesap planları farklı."
Tek uygulama isteniyor ama muhasebe tarafı ayrışıyor.
Tek akış, şirket bazlı dallanma
Kullanıcının şirketi süreç başında belirlenir; form, kural seti, hesap kodu ve ERP hedefi buna göre değişir.
Sade başlayın, aynı platform üzerinde büyüyün.
Küçük bir ekip için tek formla başlayabilir, ilerleyen dönemde aynı altyapı üzerinde yeni süreçler ekleyebilirsiniz. PWSpend'in üzerinde çalıştığı PaperWork platformu, masraf ve seyahatin ötesinde kurumsal süreçlerin tamamını taşıyabilecek kapasitededir.
- 01Başlangıç
Masraf onay süreci, temel kategoriler ve tek kademeli onay ile canlıya alım.
- 02Genişletme
Seyahat talebi, harcırah, avans ve çok kademeli onay yapısının eklenmesi.
- 03Entegrasyon
SAP / ERP aktarımı, personel ve masraf merkezi verisinin kaynak sistemden beslenmesi.
- 04Ölçekleme
Çok şirketli yapı, çok para birimi ve kurum geneline yaygınlaştırma.
- 05Ötesi
İzin, zimmet, satın alma talebi gibi diğer kurumsal süreçlerin aynı platforma taşınması.
Esnekliğin kaynağı: PaperWork
PWSpend'in uyarlanabilirliği bir pazarlama vaadi değil, altyapının doğal sonucudur. PWSpend, PaperWork Akıllı Operasyon Merkezi üzerinde DigitalAid tarafından geliştirilir ve platformun tüm yeteneklerini devralır. PaperWork; BPM, doküman yönetimi, low-code ve yapay zekâyı tek çatı altında birleştirir.
Görsel süreç tasarımı
İş akışları sürükle-bırak araçlarla tasarlanır ve revize edilir. Form, akış ve rapor değişikliği kod yazmayı gerektirmez.
Merkezî kural motoru
Kontroller, sabit değişkenler, listeler ve tablolar tek bir kütüphanede toplanır. Kütüphanedeki bir kuralı değiştirdiğinizde formlara ve iş akışlarına dokunmadan tüm sistem yeni parametreye göre çalışır.
Doküman yönetimi
Belge versiyonlama, hassas veri maskeleme, e-imza ve barkod gibi yetenekler iş akışının içinden kullanılır.
Kod yazmadan ERP bağlantısı
SAP için hazır BAPI/RFC konnektörü; Logo, Netsis, Oracle, Canias ve Microsoft Dynamics için hazır entegrasyonlar. REST, SOAP ve FTPS sihirbazlarıyla teknik olmayan kullanıcılar da bağlantı kurabilir.
Yerleşik yapay zekâ
Intelivus belge işleme, ISDD veri maskeleme ve Query Insight doğal dilde sorgulama; ayrı lisans ve ayrı entegrasyon gerektirmeden platformun içinden gelir.
İş zekâsı ve süreç analitiği
Gerçek zamanlı panolar, darboğaz analizi ve KPI takibi; süreç verisi üzerinde doğrudan çalışır.
Uyarlanabilirlik, kurulumda bitip biten bir iş değil. Kurumun politikası değiştiğinde ürünün de değişebilmesidir.
Kurumsal BT'nin sorduğu sorular
PWSpend'i değerlendirirken BT ekiplerinin sorduğu şeylerin çoğunun cevabı platform tarafındadır.
React tabanlı web arayüzü ile native/hibrit mobil istemciler; BPM motoru, doküman yönetimi, yapay zekâ ve iş zekâsı servisleri ayrı ayrı çalışır. Bu yapı ölçeklenmeyi ve yüksek erişilebilirliği mümkün kılar.
Kurumunuzun güvenlik ve veri yerleşimi tercihine göre üç model de mümkündür. Veri, kimlik ve işlem seviyesinde yetkilendirme yapısı her modelde aynıdır.
ISO 27001, KVKK ve GDPR uyumlu denetim izi; SSL, PAdES e-imza ve tek oturum açma (SSO) desteği. Tüm erişimler ve değişiklikler kayıt altındadır.
Git entegrasyonu ile proje versiyonlanır; tek tıkla geri alma (rollback) mümkündür. Platform üç ayda bir ana sürüm, aralarda yama yayınlar.
PaperWork birden fazla kurumsal uygulamayla eş zamanlı veri alışverişi yapabilir. Elektronik formlar başka uygulamaların içine gömülebilir.
Süreçler, formlar ve dokümanlar için taşıma araçları mevcuttur; farklı bir BPM veya doküman sisteminden geçiş süresi ve maliyeti bu sayede düşer.
PaperWork'ün Baykuş Akademi programı düzenli ve ücretsiz uygulamalı eğitimler verir. İsteyen kurum, uyarlamaların bir kısmını kendi ekibiyle yapacak yetkinliğe ulaşır.
Masraftan sonra sıradaki süreç de burada
PWSpend, PaperWork'ün hazır ürün ailesinin bir üyesidir. İkinci bir ihtiyaç doğduğunda ikinci bir tedarikçi, ikinci bir entegrasyon ve ikinci bir kullanıcı yönetimi gerekmez.
500'den fazla marka kritik operasyonlarını PaperWork üzerinde yönetiyor.
PWCLM
Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi ve sözleşme zekâsı.
PWGRC
Risk, kontrol, aksiyon ve iç denetim yönetimi.
PWQMS
Kalite yönetimi, uygunsuzluk, CAPA ve denetim.
PWSLM
Tedarikçi yaşam döngüsü ve tedarikçi yönetimi.
PWITSM
BT talepleri, hizmet süreçleri ve varlık yönetimi.
PWCM
Şikâyet, talep, olay ve dosya bazlı vaka yönetimi.
Sizde işler nasıl yürüyor?
Mevcut akışınızı anlatın; hangi adımların standart geldiğini, hangilerinin uyarlama gerektirdiğini birlikte netleştirelim.
- Analiz — mevcut süreç ve istisnaların çıkarılması
- Kurgu — form, onay zinciri ve kuralların tasarımı
- Uyarlama — low-code üzerinde hızlı yapılandırma
- Canlıya alım — eğitim, devreye alma ve destek