Kısa ve net cevaplar.

Masraf onay ve seyahat talep süreçlerini tek platformda yöneten, mobil ve web tabanlı kurumsal bir çözümdür. PaperWork platformu üzerinde DigitalAid tarafından geliştirilmiştir ve PaperWork'ün iş akışı, doküman yönetimi, raporlama, yetkilendirme, entegrasyon ve yapay zekâ belge okuma altyapısını kullanır.

Hayır. PWSpend iki ana süreci birlikte yönetir: masraf onayı ve seyahat talebi. Çalışanlar masraflarını girer, fişlerini yükler, seyahat taleplerini oluşturur ve tüm onay süreçlerini tek uygulamadan takip eder.

Evet, aynı talep numarası üzerinden. Seyahat planı teyit edildikten sonra sistem dönüş tarihine kadar bekler; dönüş tarihi geldiğinde masraf süreci otomatik başlatılır ve seyahat kapsamındaki tutarlar (uçak, konaklama, araç, avans) başlangıç verisi olarak masraf modülüne aktarılır. Personelin yeniden talep açmasına gerek yoktur.

Her talep otomatik ve benzersiz bir numara alır. Masraf talepleri PWSMSRF, seyahat talepleri PWSSYHT ön ekiyle başlar; böylece hem kullanıcı hem sistem talebin türünü numaradan anlar.

Evet. Form "TASLAK" etiketiyle açılır; kullanıcı istediği zaman kaldığı yerden devam eder. Talep, akış başlatılana kadar taslak olarak kalır.

Fiş, e-arşiv fatura, PDF, taksi fişi, bilet, voucher ve seyahat belgeleri. Belge üzerinden fiş numarası ve tarihi, kurum unvanı ve VKN, masraf kategorisi, para birimi, kur, KDV oranı ve KDV hariç/dahil tutar çıkarılır; departman ve kategoriye bağlı olarak masraf merkezi kodu önerilir.

Okuma motoru, PaperWork'ün yapay zekâ ürünü Intelivus'tur ve klasik OCR ile çalışmaz. Görüntü işleme (vision) kütüphaneleri ile belgedeki kritik alanları kendisi tespit eder; agentic ve üretken yapay zekâ yetenekleriyle belgenin yapısını ve içeriğini yorumlar.

Pratikteki farkı şudur: şablona bağlı bir OCR her yeni fiş düzeni için kalibrasyon ister. Intelivus daha önce görmediği bir düzeni de anlamaya çalışır — tek karede duran birden fazla fişi ayrıştırabilmesinin ve farklı belge tiplerini tanıyabilmesinin nedeni budur.

Talep başlatıldıktan sonra okuma arka planda çalışır ve belge yoğunluğuna göre tipik olarak 2–5 dakika sürer. Kullanıcı bu sürede başka işine devam eder; okuma bitince talep detay kontrolü için kendisine geri düşer. Talep formundaki bilgi kartı bu akışı kullanıcıya baştan anlatır.

Her satır için bir uygunluk oranı skoru hesaplanır. Düşük skorlu satırlar kullanıcıya işaretlenir ve kontrol etmesi istenir; kullanıcı ilgili hücreyi düzeltebilir. Böylece yanlış okunan belge onaya gönderilmeden önce düzeltilir. Yapılan her düzeltme tarihçeye kaydedilir.

Belge hangi para biriminde düzenlenmişse o para birimi tanınır. Tutar, belgenin tarihindeki kur üzerinden TL'ye çevrilir; masraf satırında orijinal tutar, para birimi, uygulanan kur ve TL karşılığı ayrı alanlarda saklanır.

Böylece hem çalışan harcamayı yaptığı para biriminde görür, hem muhasebe TL karşılığı üzerinden kayıt açar, hem de kur farkı takip edilebilir kalır. Aynı talep içinde birden fazla para birimi bulunabilir.

Evet. Tanımlanan limitlerin üzerindeki masraflar otomatik olarak üst onay kademesine yönlendirilir. Tutar, KDV ve hesaplama tutarlılığı sistem tarafından kontrol edilir; kural setleri kurumunuzun harcama politikasına göre yapılandırılır.

Talep kapsamında bir kalem seçildiği anda motor, o kaleme ait tahmini tutarı hesaplayıp kart üzerinde gösterir. Hesaplama üç kaynağı birleştirir: güncel piyasa referans değerleri, kurumun aynı güzergâhtaki geçmiş seyahat tutarları ve kurumsal politika parametreleri (günlük harcırah, konaklama üst limiti, uçuş sınıfı).

Koordinasyon aşamasında ilgili birim, gerçekleştirdiği rezervasyonu bu tahminle karşılaştırır; tahminin anlamlı ölçüde üzerindeki tutarlar ekranda uyarı ile gösterilir.

Evet. Yönetici iptal etmek istediği satırları işaretler; bu satırlar "İptal Edilen Fişler" bloğuna taşınır ve toplam tutarlar otomatik yeniden hesaplanır. Kalan satırlar tek tıkla topluca onaylanır. Yanlışlıkla iptal edilen bir satır, onay kararı verilmeden önce geri yüklenebilir.

Evet. "Düzenleme Talep Et" ile talep, düzeltilmek üzere talep sahibine geri gönderilir; kullanıcı gerekli düzeltmeleri yapıp tekrar onaya gönderir. Süreç sıfırlanmaz, tarihçe korunur.

Masraf tarafında 1., 2. ve 3. seviye yönetici onayı tanımlıdır ve hangi tutarın kaç kademeden geçeceği limit eşikleriyle belirlenir. Seyahat tarafında doğrudan yönetici, İK uzmanı ve İK birim yöneticisi onayı yer alır. Kademe sayısı ve eşikler her kurum için parametriktir.

Onaylar tamamlandığında, talep kapsamında seçilen hizmetlere göre ilgili birimlere eş zamanlı görev düşer: uçuş ve konaklama, vize, araç, avans. Her birim kendi koordinasyon formunu doldurur. Birimlerden biri dahi eksikse süreç birleşim noktasında bekler; hepsi tamamlanınca plan özeti talep sahibine teyit için gider.

Masrafta: talep sahibi tarafından onaya düşmeden önce, herhangi bir yönetici tarafından kendi onay adımında, muhasebe tarafından ERP aktarımı öncesinde. Seyahatte: yönetici, İK uzmanı, İK birim yöneticisi veya nihai teyit adımında talep sahibi tarafından. Her iptalde talep sahibine gerekçeli bir bildirim gider ve girilmiş bilgiler tarihçede saklanır.

Onaylardan geçen talep için standart bir masraf formu PDF olarak üretilir ve arşivlenir. Muhasebe kontrolünü yapar, kalemler ERP'ye aktarılır; aktarım durumu, hata mesajı ve ERP belge numarası ekranda görünür. Ardından finans ödenen tutarı ve tarihi girerek süreci kapatır.

Evet. PWSpend, App Store (iOS) ve Google Play (Android) üzerinde Digitalaid.io yayıncı adıyla, İş kategorisinde listelenir. İki platform aynı fonksiyonel kapsamı, aynı renk paletini ve aynı navigasyon yapısını paylaşır; farklar yalnızca platformların yerel davranışlarıyla sınırlıdır.

Masraf ve seyahat talebi açma, fiş yükleme, görev listesini takip etme, görev detayına girip form, eklenti, tarihçe ve akış diyagramını görme, onay verme ve raporları görüntüleme. Yöneticiler birden fazla görevi işaretleyip toplu onaya gönderebilir.

Muhasebe ve finans kullanıcıları aynı uygulamayı kullanır ve kendi görev türlerini görür. Ancak ERP kontrolü gibi yoğun veri içeren işlemler için web arayüzü daha verimlidir; mobil bu roller için tamamlayıcı bir kanaldır.

Hayır. Uygulama çevrimdışı mod ve yerel veri senkronizasyonu içermez; kullanım için bağlantı gerekir.

Uygulama ilk kurulumda kurumsal sunucu bağlantı bilgisini ister; ardından kullanıcı PaperWork kullanıcı adı ve şifresiyle oturum açar. Her kurum kendi sunucusuna bağlanacak şekilde yapılandırılır.

Evet. SAP dahil olmak üzere kurumsal sistemlerle entegre çalışacak şekilde yapılandırılır. Onaylanan masraflar doğru hesap kodu, vergi bilgisi ve masraf merkeziyle ERP'ye aktarılır; aktarım başarısızsa hata sistem tarafından günlüklenir ve muhasebe kullanıcısına iletilir. Hesap planı eşleştirmeleri entegrasyon analizinde netleştirilir.

PaperWork; BPM (iş akışı), doküman yönetimi, low-code geliştirme ve yapay zekâyı tek çatı altında birleştiren kurumsal bir platformdur. PWSpend bu platform üzerinde DigitalAid tarafından geliştirilen bir platform ürünüdür.

Yani PWSpend'i aldığınızda arkasında sıfırdan yazılmış bir uygulama değil, 500'den fazla markanın kritik operasyonlarını yürüttüğü bir altyapı bulunur. Onay akışı, belge arşivi, yetkilendirme, denetim izi, raporlama ve entegrasyon buradan gelir.

Limitler, kontroller, sabit değişkenler ve listeler formların ve iş akışlarının içine dağılmak yerine merkezî bir kütüphanede toplanır. Bir kuralı değiştirdiğinizde formlara ve akışlara dokunmadan tüm sistem yeni parametreye göre çalışır.

Uygulamadaki karşılığı şu: masraf limitini veya harcırah tutarını güncellemek bir geliştirme işi değil, bir parametre değişikliğidir.

Hayır. PWSpend ERP'nin yerine geçmez; ERP'nin çevresindeki onay, belge, kontrol ve karar süreçlerini yönetir. Mevcut sistemleri tamamlar, değiştirmez.

Evet. PaperWork iş akışı altyapısı üzerinde çalıştığı için onay zincirleri, limit eşikleri, masraf kategorileri, masraf merkezi eşleştirmeleri, seyahat politikaları ve birim atamaları kuruma özel yapılandırılır. Ayrıntılar için Uyarlanabilirlik sayfasına bakabilirsiniz.

Standart masraf sürecinin bir müşteri ortamına uyarlanması tipik olarak birkaç iş günü içinde tamamlanır. Süre; şirket sayısı, entegrasyon kapsamı ve kuruma özel kural ihtiyacına göre değişir. Görüşmede kapsam ve efor birlikte netleştirilir.

Evet. Holding ve grup şirketleri tek platform üzerinden yönetilir. Kullanıcının bağlı olduğu şirkete göre form, kural seti, hesap kodu ve ERP hedefi değişir; raporlar hem şirket bazında hem konsolide alınır.

İhtiyacınıza göre ikisi de mümkündür. Yetkilendirme, loglama, dijital arşiv ve denetim izi gibi kurumsal güvenlik ihtiyaçları PaperWork platformu üzerinden yönetilir.

Her talep; oluşturma, onaylama, satır iptali, muhasebe kontrolü, ERP aktarımı ve ödeme tarihleriyle birlikte tarihçede kayıt altına alınır. Kim, ne zaman, hangi aksiyonu aldı bilgisi tek ekranda görülür; belgeler ilgili talebe bağlı olarak arşivde saklanır.

Fiyatlandırma; kullanıcı sayısı, kapsam (masraf, seyahat, mobil, entegrasyon) ve kurulum modeline göre belirlenir. Uyarlama eforu ayrı olarak planlanır ve teklifte açıkça gösterilir. Size özel teklif için iletişime geçin.

Evet, PWSpend'in en pratik avantajlarından biri budur. PaperWork'ün hazır ürün ailesinde sözleşme yönetimi (PWCLM), risk ve iç denetim (PWGRC), kalite yönetimi (PWQMS), tedarikçi yönetimi (PWSLM), BT hizmet yönetimi (PWITSM) ve vaka yönetimi (PWCM) gibi çözümler yer alır.

Bunların hepsi aynı platform, aynı kullanıcı yönetimi ve aynı entegrasyon katmanı üzerinde çalışır. İkinci bir ihtiyaç doğduğunda ikinci bir tedarikçiyle uğraşmazsınız.

Zamanla evet. PaperWork low-code bir platformdur; form, iş akışı ve rapor tasarımları görsel araçlarla yapılır. Ayrıca PaperWork'ün Baykuş Akademi programı düzenli ve ücretsiz uygulamalı eğitimler verir.

Uygulamada tipik yaklaşım şudur: kurulum ve karmaşık uyarlamalar bizim tarafımızdan yapılır, gündelik parametre ve küçük form değişiklikleri zamanla kurum içi ekibe devredilir.

Evet. Devreye alma sonrasında kullanıcı eğitimi, süreç iyileştirme ve yeni ihtiyaçların uyarlanması için destek sağlanır. Süreçleriniz değiştikçe ürün de birlikte değişir.